عندما تقضي يومك في العديد من الانشطة في كثير من الأحيان يحقق ذلك انتاجية أقل، لأنك تشتت انتباهك بين العديد من المهام المختلفة، ادارة الوقت الجيدة تمكنك من العمل بذكاء اكثر و انجاز الكثير فى وقت اقل.
ما هي ادارة الوقت؟
يشار الى ادارة الوقت بطريقة تنظيم و تخطيط المدة التي تنفق على أنشطة محددة،
قد يبدو غير منطقي تكريس الوقت الثمين لتعلم كيفية ادارة الوقت، بدلا من استخدامه فى انجاز اعمال هامة، ولكن فوائد ادارة الوقت هائلة و هي:
إنتاجية أكبر وكفاءة.
سمعة مهنية أفضل.
ضغط اقل.
زيادة فرص التقدم.
المزيد من الفرص لتحقيق أهدافك في الحياة .
الفشل في ادارة الوقت بشكل فعال يمكن أن تكون له عواقب غير مرغوب فيها مثل:
عدم الوفاء بالمواعيد المحددة.
العمل غير الفعال.
افتقار لجودة العمل .
سمعة مهنية سيئة .
مستويات عالية من التوتر.
سوف تنفق القليل من الوقت فى تعلم تقنيات ادارة الوقت التي لها فوائد كبيرة في حياتك المهنية.
ادارة الوقت هي عملية تنظيم وتخطيط مقدار الوقت الذي تقضيه فى انجاز أنشطة محددة، يجب استثمار بعض الوقت لمعرفة كيفية ادارة الوقت بشكل أكثر كفاءة، لكى توفر على نفسك الوقت في المستقبل.
طرق لتحسين مهارات ادارة الوقت
هل دائما ما تشعرون بالتوتر مع كثرة اعباء العمل؟ هل شعرت من قبل بأن لديك المزيد من المهام التى يجب انجازها و الوقت يمضي على يد من لديك الوقت دون القيام بها او انجاز جزء قليل منها، تنظيم الوقت بشكل ناجح سوف يساعدك على خفض التوتر و فعل ما هو أفضل في مكان العمل، إدارة الوقت هي المهارة التي تستغرق وقتا لكى تتطوير ، و اليكم عدة طرق و نصائح يمكنك استخدامها لتحسين مهارات إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية.
ادارة الوقت بتوزيع المهام
من اهم طرق ادارة الوقت هى عدم القيام بجميع المهام فى نفس الوقت خاصة فى مجال الاعمال فى الشركات على سبيل المثال ، لان هذا يمكن أن يؤدي في كثير من الأحيان الى الإجهاد والإرهاق، فهذا ليس هروب من مسؤولياتكم ولكن هي وظيفة هامة من وظائف الإدارة، تعلم فن تفويض العمل على المرؤوسين وفقا لمهاراتهم وقدراتهم.
ادارة الوقت بتحديد أولويات العمل
من اجل ادارة الوقت بشكل جيد قبل بداية اليوم يجب كتابة قائمة المهام التي تحتاج إلى الاهتمام او التى يجب انجازها و كذلك المهام الغير مهمة و التى تاخذ كثير من الوقت الثمين ، تحتاج إلى أن تقوم بالمهام الهامة فى اليوم فقط ، بينما يمكن أن تقوم بالمهام الغير مهمة في اليوم التالي باختصار تحديد أولويات المهام الخاصة بك و التركيز على تلك التي هي أكثر أهمية.
ادارة الوقت بتجنب التسويف
التسويف هو واحد من الأشياء التي تؤثر بشدة على الإنتاجية ، ويمكن أن تؤدي الى إضاعة الوقت الضروري والطاقة ايضا، وينبغي تجنب التسويف بأي ثمن لانه من الممكن أن يكون مشكلة رئيسية في كل من حياتك المهنية وحياتك الشخصية.
ادارة الوقت بوضع مهام الجدول الزمني
احمل مخطط أو المحمول معك و قم بكتابة كافة المهام التي تتبادر إلى ذهنك، قبل بداية اليوم حدد أولويات المهام وتأكد من أنك تستطيع انجازها، لإدارة مهارات إدارة الوقت بشكل أفضل، يمكنك التفكير في عمل 3 قوائم العمل والمنزل والشخصية.
ادارة الوقت بتجنب الإجهاد
يحدث الإجهاد في كثير من الأحيان عندما نقبل المزيد من العمل فوق قدرتنا، والنتيجة هي أن جسمنا يبدأ في الشعور بالتعب الذى يمكن أن يؤثر على إنتاجيتنا، بدلا من ذلك تفويض بعض المهام للناشئين وتأكد من ترك بعض الوقت للاسترخاء.
ادارة الوقت بوضع مواعيد نهائية
عندما يكون لديك مهمة في متناول اليد يجب تحديد موعد نهائي واقعي والتشبث به،حاول تحديد موعد نهائي قبل أيام قليلة من تسليم المهمة بحيث يمكنك استكمال جميع المهام ، حاول تحدي نفسك والوفاء بالموعد النهائي، مكافأة نفسك عند تلبية تحدي صعب.
ادارة الوقت بتجنب تعدد المهام
معظمنا يشعر أن تعدد المهام هي وسيلة فعالة لإنجاز الأمور ولكن الحقيقة هي أننا نفعل ما هو أفضل عندما نركز على شيء واحد، تعدد المهام يعوق الإنتاجية ويجب تجنبه لتحسين مهارات ادارة الوقت.
ادارة الوقت بالبدء في وقت مبكر
معظم الرجال والنساء ينجحون في شيء واحد مشترك و هو انهم يبدأون يومهم مبكرا لأن ذلك يتيح لهم الوقت للجلوس والتفكير والتخطيط ليومهم، عندما تنجز ما تريد في وقت مبكر فسوف تكون أكثر هدوءا و ابداعا، كما تقدم اليوم فان مستويات الطاقة الخاصة تبدأ في الانخفاض و قد يؤثر ذلك على الإنتاجية فى العمل.
ادارة الوقت باخذ بعض الفواصل
يمكنك أخذ قسط من الراحة لمدة 10-15 دقيقة، الكثير من الإجهاد يمكن أن يؤثر سلبا على الجسم ويؤثر على الإنتاجية كذلك،يمكنك المشي والاستماع إلى بعض الموسيقى أو القيام ببعض تمارين التمدد السريعة، أفضل فكرة هي أن تأخذ إجازة من العمل وقضاء بعض الوقت مع أصدقائك وعائلتك.
ادارة الوقت بتعلم قول لا
يمكنك ان ترفض بأدب قبول مهام إضافية إذا كنت تعتقد أنها ثقيلة بالفعل ، يمكنك القاء نظرة على قائمة العمل الخاصة بك قبل الموافقة على تولي عمل إضافي.
فى النهاية ادارة الوقت هى قرار يجب ان تأخذه من اجل التقدم فى العمل و زيادة انتاجك و تذكر انه لا نجاح بدون تنظيم و ادارة الوقت بشكل ناجح.
